SharePoint Deployment - Bad Attitude not accepted?

I have been a SharePoint consultant and trainer for nearly 6 years now. In my experience, an often overlooked problem regarding SharePoint deployments, is the bad attitude towards the whole project from key employees or even groups of key employees, this can be really harmfull and it should be adressed.


First there is the IT people. i have experienced IT guys with a really really bad attitude towards the SharePoint deployment. Very often they had very fixed ideas of rights and wrongs within their field of work. They would typically be Mac or Linux evangelists forced into a SharePoint project by decisionmaking above their level. I fully recognize their worries about propriatory software and usability and so on. But having an bad attitude, as i see it, only makes their own everyday worse, and with the decision already taken, It really only makes one difference in a negative, unproductive fashion by 3 factors at least.
They will have an negative impact on their direct IT collegues working miljeu! 
The end users perception and readiness to get involved in the SharePoint implementation!
And  lastly, maybe even their companys overall productivity because moving to another knowledge file and sharing system like SharePoint is a big and important move that requires the whole company to pull towards the end goal, a successfull new intranet solution.
I may be forgiving toward other emplyees having a bad attitude, but with this group i find it very hard. Ofcourse they feel some responsibility for the best selection of software and solutions, but when the decision is made, they have to deliver, because they moved from being nay sayers to bad attitude. The solution............ hmmm

Another common scenario is the lack of dedication from parts of the executives or heads of offices in the company. Typically you could hear from the head of sales, that SharePoint isent of his concern, it is an IT problem, "Fix it!  We got customers to visit and contracts to sign. The affect of this could be a slow migration of the sales departments content into SharePoint as he will not accept time and ressources being allocated for the migration.
This is of obvious reasons not very productive, and it emphasizes the importance of having the CEO's full commitment and acceptance, that willingness to participate is required from ALL head of departments within the company, no exceptions made.
They are somewhat excused, as their primary business goals definately isent that of facilitating a new intranet. In other words, they have to be educated. A little trick here, if you own a Enterprise license, can be a quick and dirty presentation of Business Intelligence with PerformancePoint, Your Sales Executive will go from "Never Ever!" to "Please tomorrow" in 15 minutes. Another good approach could be making a SharePoint Migration group that will travel the departments, helping them with the migration.

Then there usually is a part of the end users who really dont think that "the new system" requires their attention and some may even insist that they will continue to work as usual. That means that they will insist on saving their files to a fileshare or even continue using and older system thet is to be outphased. When i in a training room meet this employee that has to move to a new system for the 6th time in their carreer looking tired, looking for their pension in 5 years, i do feel a bit of symphathy.

Their unwillingness to adopt SharePoint (or any other new system) is to be dealt with by the organization by facilitating services that would make them want to user the new system. That could be a good planning of Content Types and Workflows that will make their everyday easier by delivering Office templates and support for the business processes in their daily work situations. Educating them and having a strategy for education.  Also a clear strategy for getting rid of the old systems is needed. As an example, fileshares. Setup and communicate a date from which content must be migrated into SharePoint, and then make the original fileshare read only.

Lastly, Dont forget the importance of SharePoint evangelism in your company. You can assign someone the role of being an SharePoint evangelist or SharePoint business consultant if you like. Make them produce instructional videos to be published in the intranet, make demonstrations at meetings and so on
They will ofcourse have to be given very important, give them responsibility in the SharePoint project that amkes them feel ownership and commitment. But also dont forget, that the "yes sayer" culture has its limits, it is very often the "no sayers" that points out things that needs to be improved, (I hate the yes sayer paradigm in some companies) You have to facilitate appropiate and constructive channels they can use to express their concerns, wich could be our new infrastructure. and that is to be exactly SharePoint!

Dont fight the Nay Sayers, Fight the Bad Attitude!

Best
Morten Reintoft / Reiners

Hvad er SharePoint?

Denne blogpost er for dem som har hørt om SharePoint eller overvejer SharePoint, og derfor bare en kort introduktion.

Sharepoint er et system som bruges til at dele information og styrke samarbejdet i virksomheden. Så kort kan det siges. SharePoint er dog et stort produkt, forstået på den måde, at det alt efter hvilken licens man køber har et væld af forskellig funktionalitet. De to vigtigste er samarbejdsfunktionalitet som fælles kalendere, fælles opgavelister, fælles kontaktpersonlister osv.Den anden er at SharePoint er beregnet til fildeling, altså, at SharePoint er et fil-delingssystem, som skal træde i stedet for f.eks netværksdrev som er relativt dårlige til fildeling, fordi at man på et netværksdrev har dårlige muligheder for at tilknytte yderligere informationer til og håndtere filerne.

En anden karakteristisk ting ved SharePoint er at ovenstående tilbydes til brugerne igennem deres internet browser, f.eks Internet Explorer eller Firefox. Det betyder at man ikke behøves at have et særligt program installeret for at bruge Sharepoint. Desuden er Sharepoint tæt integreret med Microsoft Office. Så man kan udgive dokumenter, regneark, databaser og visio diagrammer direkte ind i sit Sharepoint intranet.

Udover de grundlæggende typer af funktionalitet kommer SharePoint med en hel pakke af ekstra funktionalitet. En kort liste:

Web Content Management (WCM)	Muligheden for at lave offentlige hjemmesider til virksomheden i SharePoint
Søgemaskine	SharePoint kommer med en stærk konfigurer-bar søgemaskine som indekserer virksomhedens indhold så det er søgbart. SharePoint kan faktisk også sættes til at søge i andre datakilder. F.eks i databaser, andre websites eller et fileshare.
Udvidet dokumenthåndtering	SharePoint tilbyder en masse forskellige udvidede dokumenthåndteringsværktøjer såsom versionering af dokumenter, dokumentarkiver, Workflows som kan automatisere et dokuments gang i virksomheden, auditing, automatiserede dokumentarkiver og meget mere.
Personlige sites	I SharePoint kan brugerne have et "Mysite" som er en personlig og en offentlig profil som både kan bruges som telefonbog og et personligt område for medarbejdere. Det kaldes også Social Computing.
Business Intelligence	SharePoint kan tage tal og data ud af databaser og regneark og præsentere dem som diagrammer og tabeller som man interaktivt kan arbejde med i Browseren.
Sikkerhed	SharePoint har sit eget rettighedssystem baseret på Windows rettighedssystemet som giver masser af muligheder for at kontrollere og styre tilgængeligheden af information og dokumenter i virksomheden.
Samarbejde	SharePoint er fuld af samarbejdsfunktionalitet såsom fælles kalendere, opgavelister, problemstyring og lister som man selv udformer til specielle behov
Wikier, blogs og forums	I SharePoint kan du lave Wikier, blogs og diskussionsforummer som du kender dem fra internettet.

SharePoint er karakteristisk ved at virksomheden selv kan bestemme hvordan deres viden skal struktureres. Et SharePoint intranet er bygget op af websteder i en eller flere træstrukturer. Et lille eksempel kunne være som nedenstående.

Virksomheden beslutter selv i hvor høj grad medarbejderne kan tilføje elementer til strukturen, og den kan også vælge at have flere træstrukturer liggende ved siden af hinanden.

Inde i disse websteder finder du SharePoints indhold. Det kan være dokumentbiblioteker eller lister som kontaktpersoner eller en fælles kalender. Og disse lister har en brugerflade som minder om den du kender fra din Office pakke med et "bånd" med knapper til at aktivere forskellige funktioner. Her er et screenshot af et udsnit af båndet i et dokumentbibliotek i SharePoint 2010.


 

SharePoint kommer i forskellige versioner. Der er i hhv 2013 som er den nyeste version, og SharePoint 2010 følgende licensversioner

SharePoint 2013/2010 Foundation. En gratis version med basis funktionalitet (samarbejde og dokumenthåndtering)

SharePoint 2013/2010 Standard. En betalt version med en masse ekstra funktionalitet.

SharePoint 2013/2010 Enterprise. Den fulde version med adgang til udvidet office integration, Business intellignece og en masse ekstra muligheder for søgning.

[[SharePoint online]]. En Cloud Computing løsning hvor man betaler per bruger og ikke har brug for en server selv fordi det hele ligger ude på en server hos Microsoft eller en anden udbyder i byen. Sammen med den version kan man købe Office 365 som er en Microsoft Office Suite beregnet til online samarbejde Denne løsning kan være attraktiv for mindre virksomheder og organisationer med mobile medarbejdere. I øvrigt ser du på et Sharepoint Online Website nu.

En fuld sammenligning af versionerne er meget omfattende. Du kan se Microsofts sammenligning af SharePoint versioner her

Dette var en kortfattet introduktion til SharePoint. Jeg afholder kurser i hvad SharePoint kan tilbyde jeres virksomhed. Jeg kommer med en SharePoint server og demonstrerer og forklarer hvad den kan og hvordan man mest praktisk griber det an. Klik her på linket kom i gang med SharePoint hvis du er interesseret og vil vide mere, eller kontakt mig for detaljer.